フランクリンプランナー

このプログについて

ノートや手帳を仕事や勉強に活用する方法については書籍も多く出版されており、最近は YOU TUBEでもその類のコンテンツが増えた様に思います。手帳の使い方で、まず、思いつくのはスケジュール管理ですね。私も一時期はシステム手帳に月間と週間のリフィルを装着し、予定が確定するたびに手書きで記入していました。どちらか言えば、受動的な備忘録として活用していたということです。しかし、社用は支給されたスマホのスケジューラで会社PCのOutlookとも同期した形で管理する様になってきたため、手書きの忘備録としての手帳は必要がなくなりました。

 その後、フランクリンプランナーに出会い、自分がやるべき(あるいは実現したい)長期目標をまず自分の価値観を知って設定し、それを最終的にはデイリープランナーに詳細のタスクとして記入し、日々、進捗を管理していく能動的な手帳活用術があることを知りました。仕事以外で自分に何かを課して実行するという場合は、今の仕事を継続していくために必要なスキルや勉強がほとんどですが、フランクリンプランナーはそういうことばかりではなく、”仕事と関係していなくても、自分が本当にやりたかったことにも向き合った方が良い”ということに気づかせてくれました。目先の仕事に忙殺されがちな、自分を、冷静に見つめ直し、本来、やりたかった目標を達成するために必要なタスクを効率的に実行するためのスケジュール管理に手帳を使うというものになります。

 ”そんな余裕なんかないよ。そんな暇があれば1時間でも寝ていたい・・”、確かにそんな時期も人生にはあると思いますし、私もありました。しかし、50代になって”あの頃は、随分、お金も時間も無駄にしたな”と思うことも確かに多いのです。集中力や体力も有り余っている時期にもっと自分を高めることにお金や時間を投資できることを知っていたならば、もっと色々なスキルが短期で身についていただろうし、もう少し魅力的な人間になっていた可能性もあったかもなんて、今更ながら思うわけです。最たるものは飲み会やタバコ。タバコは15年以上、酔いに任せて勢いで吸うことを除き、常習的な喫煙はなくなりましたが、酒は、晩酌をやめてようやく4ヶ月目です。フランクリン手帳の様なツールもしくは考え方を知っていたら、もう少し早く知的生活へ移行することができていたかもしれません。

 では、今現在、私がフランクリンプランナーを使って長期目標に向けた時間管理をやっているか?と言われると、それはできていません。フランクリンプランナーの最大の問題は自分の価値感に従った夢や目標があり、それらを達成する手段が明確に見ている場合にのみに限り有効だという点です。逆に言えば、目標があって、どんなに時間が掛かってもそれを達成する手段が見えていれば、このプランナーを活用することができるはずです。私がこのプランナーを使わなくなった理由は寝食忘れて没頭できそうな目標や夢がないことに気づいたということ。そして、本当に自分の価値観に従って、考えた場合、起業し自分の裁量で事業をしてみたいとか、働かなくても食っていけるだけの金を貯めたいとか、とにかく、現実から逃れたいという目標ばかりで出てきて、具体的なタスクに落とせないことが多いということに気づいたことです。”それを達成したらどうなるのか?”と自問し突き詰めていくと、結局は”余裕を持って、楽して暮らしたい”というところに行き着いてしまいました。

 挫折して、約5年ほど経ちました。今はもう一度、フランクリンプランナー的な手帳で、日々を管理して行きたいと考える様になりました。働いている間は現実から逃れたいということに結びつく目標しか出てこないので、もし、定年後、自由になったら何をしたいのか?にアプローチを変えてみたのです。残ったのは”大学院の勉強のやり直し”と”プログラム”でした。このプログラムは大学院で研究をしていた頃に覚えたものでまとめると”大学院までに積み残したことや、卒業や就職を優先するあまり、深く学べなかったことをやり直したい”という大きな目標がたちました。ただし、働いている今、フランクリンプランナーのがんじがらめの予定をこなせるかどうかは微妙なところです。

 

隙間時間の活用

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 これもありきたりと思われるでしょうが、なかなか実践できないことの1つだと思います。仕事と仕事の間に生じる空白の時間を見逃さず、あるいは公共交通機関で出勤している人は待ち時間や移動している時間を無駄にせず、隙間時間にできることを押し込んでしまおうというもの。

 仕事中はある仕事が一区切り着いたところや、逆に壁にぶつかって先に進めそうにない状況を感じたとき、デスクや持ち場から一旦、離れて気分を変えたい場合があります。従って、ここでいう隙間時間とは、そういう、気分転換の時間は差し引かなければなりません。

  私がこのブログで言いたいのは、簡単に隙間時間を有効活用せよと言うが、その時間ですら、平等ではないという事です。仮に通勤でバスや電車に乗っている時間や職場の休憩時間がきっかり決まっていても、ある人にとっては、通勤時間しか自分を癒す時間がない為、その貴重な時間に読書や英語のリスニングをやる気にはなれないという場合もあるわけです。物理的な時間を”ほら、あなたにはこんなに空き時間がある”と見せられたとしても、その人にとっては、だから、どうなのか?という事にしかなりません。自由時間や隙間時間とは、その人が自主的に活用したいと思える時間でなければ何時間あっても、全く意味をなさないと私は思っています。逆に言えば、いくら短時間であっても、モチベーションさえあれば、それを有効活用できるということです。私が実践しているのは以下の様な事で、時間の貯金の様なものです。これを実践しようというモチベーションは”定時に上がりたい”という事以外、ありません。つまり定時上がってやりたい事が仕事以外にあるという前提です。

1.まず、メールの受信Boxに昨夜のうちに溜まったメールをざっと目を通し、返信すべきことや回答 すべきことの難易度をランクづけする。

2.難易度が低く、自分の判断で即答できることは、1時間程度で全部回答してしまう。簡単だ からと後でまとめて回答するということはしない。

3.次に自分の判断だけで回答できず、期限付き案件に対して可否を判断する。現実的ではない 期限はまず、関係部署や上司と調整の上、期限を回答すると一次回答しておく。 大事なの事は、期限の回答はその日にできる様、速やかに調整に入る事と依頼元に調整しているやりとりのメールを見せない事。

4.3の回答を待つ間に十分に時間的余裕のある案件を少し前倒しで進める。(貯金を作っておく) 

5.3の回答を得て、期限設定できたら、その期限に+2日~+3日の期限で依頼元へ回答する。できると思った期限をそのまま設定するから余裕がない。依頼元にメールのやり取りを見せない理由はこの為である。

6.元々、今日やる予定だった仕事や期限交渉に失敗した案件に取り組む。

7.余裕があれば4を継続し、さらに貯金を増やしておく。

仕事に追われる人

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 ありきたりのテーマから入って行きますが、多くの人がこの事で悩んでおられるのではないかと予想し、敢えて踏み込んでみたいと思います。当たり前ですが、時間は誰にも平等に与えてれており、それを何に使おうが、個人の自由です。しかし、24時間から睡眠、食事、入浴など、生きる為に欠かせない時間を除けば、せいぜい、 残りは12時間ですね。8時間勤務の人は定時で上がっても4時間しか自由時間はありません。この4時間を何に当てるかは、兎も角も、1時間たりとも無駄にしたくないならば、まず、仕事は確実に8時間で済ませて切り上げなければ、残業をしていては話になりません。

 通常、在宅勤務でない限り、ここから、通勤時間が差し引かれる為、さらに往復1時間程度は奪われる為、残業をして、何とか自由時間を増やそうとすれば、睡眠や食事の時間を必要以上に削る事になります。こうやって考えてみると、この自由時間は、人それぞれの置かれている環境で大きく変化し、全く平等ではありません。通勤時間を含む就業時間が短いほど自由時間を長く確保でき、疲労も少ないはず。この疲労感というのも大事で、いくら自由時間があっても、仕事や通勤時間でエネルギーを使い果たしてしまえば、その自由時間は有効に活用できませんからね。もし、在宅勤務で出勤時と同じ成果を出せるならば、通期時間が割愛される分、自由時間をより長く確保するという点においては間違いなく有利です。

 では、在宅勤務をやっている途中で、ネットの調子が悪くなり必要な情報を得られず、その日に出すべき成果を8時間勤務では出せなかったとしたらどうでしょうか?その場合は、残業をしない限り、今日中には終わらないし、残業をしなかったとしたら、翌日へシフトされます。だったら、出勤した方がマシだったということもきっとあるでしょう。もし、シフトした場合は翌日は翌日で 現時点では予想できないハプニングが起こる可能性もあり、シフトした残務を翌日に裁き切れる保証はありません。こうやって雪だるま式に残務は増えていく。いつも仕事に追われているという人の最大の特徴は”明日は今日の様なハプニングは起こらないと楽観視していることが多い”のではないか?と私は思います。

時間管理の起点は

1.意外に自由時間は少なく、取り巻く環境で個人差があり平等ではない事

2.主体的な時間管理ができない最大の原因は仕事を常に先延ばしする習慣がある事

に、まず、気付く事が時間管理の第一歩になります。